今では必要不可欠なツールに!
もしもの時にも頼れる『テレワークCall.app』

テレワーク促進ツールとしてご導入いただいた『テレワークCall.app』について、一般社団法人 建設技能人材機構(JAC)管理部(兼)調査研究部の加納 素子様に導入のきっかけや決め手、今日までのエピソード、期待することなどのお話を伺いました。『テレワークCall.app』の操作感にご満足いただいているだけでなく、オフィス改善、業務効率化や顧客満足度向上にもご活用いただいています。基本的な機能のご活用はもちろん、日々の業務に落とし込んで、『テレワークCall.app』のポテンシャルを最大限に引き出していただいている様子に、開発者も喜んでおります。

利用サービス

一般社団法人 建設技能人材機構(JAC)様

事業内容
JAC(一般社団法人 建設技能人材機構)は、慢性的な人材不足を抱える日本の建設業界に、外国人を現場を支える技術者として受け入れ、育成するために平成31年4月に設立された組織です。主に特定技能外国人の受入れサポート、技能評価試験の実施、職業紹介や環境の整備、さらには受入れ先の企業様のサポートを行っています。

https://jac-skill.or.jp/

所在地:東京都港区虎ノ門三丁目5番1号 虎ノ門37森ビル9階
TEL:03-6453-0220

一般社団法人 建設技能人材機構(JAC)様 管理部 BCP(事業継続計画)担当

電話当番の為に出社するなんて、意味がない!

『テレワークCall.app』の導入をご検討されたきっかけはなんですか?

私は管理部でBCP(事業継続計画)を担当しております。そのため緊急事態宣言中であっても、大雪であっても、業務を止めることは許されず、電話当番の為に出社している状況でした。

そのような状況を同僚に話したところ、「電話当番の為に出社しているって意味がないよね? 最近はテレワークでも会社の電話を携帯で取れるんじゃない?! BCPの対策としてまずはそこからやってみようよ!」とアドバイスを受け、導入の検討を始めました。

最終的には、もし社内にコロナ感染者がでて、誰も出社できない状況になった時の為にも、業務を止めない何らかの手段は必要であるとの判断になり、会社の電話にどこにいても対応できる『テレワークCall.app』が必要不可欠であると思いました。

決め手は年齢層に関係なく使用できる簡単な操作性

『テレワークCall.app』を採用した決め手は何ですか?

決め手は、ロゴの可愛さと画面が使いやすかったことです。ログインして、ポチッとボタンを押すだけ。

特に電話を受ける職員の年齢層が高いので、いろんなボタンがあると操作が難しい。アプリをダウンロードとかってなると、もうわけが解らなくなる職員もおります。 その点、『テレワークCall.app』はパソコンと日頃使い慣れている自分の携帯電話があれば受電できるので、ITに苦手意識がある方でも使えると感じました。

特別な操作は必要なく、ログインし「インコール・待機」と決められたボタンを押すだけ。あとは電話がかかってきたら自分の携帯電話で受けるだけなのでとても簡単でした。 ガラケーの職員もいるので、もともとアプリダウンロードという選択はなかったこともあり、ブラウザで使えるという点も決め手でした。

また、ご相談してから見積の提示が早く、導入までのスケジュールも短かったのも、決め手のひとつかと思います。

テレワークCall.appのログイン後「インコール・待機」ボタンが表示された画面

電話機能はもちろんですが、他の魅力も感じてます。更なるアップデートに期待します。

『テレワークCall.app』を使用してみて、いかがでしたか?

最初は年齢の高い人ほど、戸惑いもありました。ただ、ボタンを押すだけという簡単な操作性のお陰で、すんなり導入できたかなと思います。

誰が電話に出ているのかが、アプリの画面上で見られるのが良かったですね。

通話時間も表示されるので、新人の職員の通話時間が長いと何か困っているんじゃないかな?とか、テレワークで姿が見えない状況でも、気にかけあえるようになりました。

待機忘れが続出することを懸念されてましたが、どうでしたか?

待機忘れをしている人もいますが、でも誰かが必ず待機しているので、今の所は大丈夫です。待機忘れは仕方がない!そういう人はいま出られないんだと思うようにしています。

Good Point~良いところ~

一般社団法人 建設技能人材機構(JAC)様 管理部 BCP(事業継続計画)担当

『テレワークCall.app』を利用して良かったポイントは?

  1. 着信はインコールリストを見て折り返すことができるので、折り返し先の電話番号をメモしたり、メールで教えてもらう必要がなく、無駄な手間が発生しないところ
  2. 個人の携帯を使って電話対応業務を行っていますが、もしも携帯電話を落としたとしても、お客様の電話番号は履歴に残らないので、個人情報が漏れることがないところ
  3. 個人の携帯電話で業務ができるので、FMCサービスのように社用携帯を別に持たなくてもよいところ

Expect Point~期待するところ~

『テレワークCall.app』に改善してほしい点や期待する点はありますか?

  1. 一番欲しい機能は、『掲示板』です。最初に画面を開いた時、インコールの待機ではなく、自社独自のお知らせを掲示できるスペースがあったらいいなと思いました。試験の申込日など、特に入電が多いと予測される日に「今日はプレスリリースの日なので入電が多いでしょう」というような、メッセージを配信できるといいですね。
  2. テレワークCall.app』の画面上で、インコールリストに対し、「折返し」を同僚に依頼できるような、通知機能があったらいいですね。
  3. ノーコール転送です。転送だとどうしても、再度お客様にご用件をお伺いすることになるので、お客様に余計なお手間を取らせてしまいます。ですので、現在は転送機能は使用せずに、すべて折返しにしています。

0.1秒でも早く電話にでたい!という姿勢をお客様に伝えたい

一般社団法人 建設技能人材機構(JAC)様 管理部 BCP(事業継続計画)担当

どのような使われ方をされていますか? また、どういうお客様から電話がありますか?

日本全国の企業様から電話がきます。

試験の申込期間はもちろん電話がたくさんきますが、試験前にも申込開始日のお問い合わせが入ります。

ただ、残念なのが、コール全てが転送になるので、これまで0.5コールで取っていたものが、早くても2コール、最大4コール鳴ってから電話に出ています。

PCが鳴って、更にそこから個人携帯に転送されるので、導入前よりもお客様をお待たせしてしまっているのが申し訳なく感じます。

コール中に「ただいま電話を転送しています…」などのガイダンスを流して、電話にすぐ出る気はあるんですよ!という私たちの姿勢をお客様知ってほしいです。

今では『テレワークCall.app』が必要不可欠な存在です

印象深いエピソードがあれば教えてください。

2021年11月8日に、新型コロナ感染症の水際対策について、入国後の行動制限と外国人の新規入国制限が緩和されました。JACでは、建設分野における問合せの窓口業務を引き受けることになり、急遽電話番号の追加対応をしていただきました。追加した番号に対し、基本はオフィス電話で受けられるように設定しておりますが、『テレワークCall.app』にも切り替えられるようにしていただいていました。

用途としては、外国人向けの試験が行われる日には、オフィスの電話の着信音を鳴らさないようにするためです。

ちょうど、電話窓口始動日も試験日と重なり、初日の稼働は『テレワークCall.app』で電話を受けることができました。 また、こちらの電話窓口ですが、誰でも対応できるわけではなく、予習を行った専門の職員が対応することになってました。 電話窓口始動当日、その職員が電車の遅延で窓口の開始時間に間に合わない事態になりまして、急遽在宅に切り替えたのですが、『テレワークCall.app』を準備しておいたおかげで、電話窓口を止めることなく対応することができました。

その時、『テレワークCall.app』が使えて良かったと改めて実感しました。

一般社団法人 建設技能人材機構(JAC)様

お客様のために、私たち自身のために、使い方のアイデアを模索中です

今後はどのような使い方をお考えですか?

当初は、緊急事態宣言中に電話当番の為に出社していることに矛盾を感じ、テレワーク促進ツールとして『テレワークCall.app』を導入しましたが、利用していく中で、『テレワークCall.app』を活用して、〇〇ができるんじゃないか?」など、オフィス改善や業務効率化、顧客満足度向上のための様々なアイデアが浮かんできました。ただの電話業務のサポートとして使用するのは勿体ないぐらい魅力的なアプリです。今後も更なる活用方法について、ご担当者様とご相談させてもらいながら、模索していきたいと思います。

今後のアップデートに期待しております。